اصول بسیار مهم برای برنامه ریزی کسب و کار

[hadi-rahbord]

برنامه ریزی بعنوان یک اصل بسیار مهم و البته پذیرفته شده برای شروع و مدیریت هر کسب و کاری است. برنامه ریزی راهنمای شما برای حرکت رو به جلو است و نقشه راهی برای گام های منظم و مدیریت شده شما می باشد.
همیشه به خاطر داشته باشید برنامه ریزی یک فرآیند است که باید همیشه انجام شود و هر گز قطع نمی شود. برنامه ای که شما آماده می کنید بک سند زنده است که دارای حیات است و باید نسبت به تغییر شرایط داخلی و خارجی محیط کسب و کار عکس العمل نشان دهد و تغییراتی در بخش های مختلف آن ایجاد شود.
گام های اصلی در تمام برنامه ریزی ها عبارتند از:
1. بررسی و تحلیل وضعیت موجود
2. هدف گذاری
3. تعیین راهبردهای اصلی برای دست یافتن به اهداف
4. برنامه ریزی اجرائی برای پیاده سازی راهبردها
5. شناسایی ریسکهای احتمالی و تعیین برنامه های پشتیبان برای مدیریت آنها
6. کنترل و نظارت بر اجرای برنامه و در صورت لزوم اعمال تغییرات و اصلاحات در برنامه



گام اول: بررسی و تحلیل وضعیت موجود
شما برای حرکت رو به جلو و تعیین اهداف و مسیر درست، درابتدا باید تحلیل درست و واقع بینامه از شرایط حال حاضر خود داشته باشید. بررسی بخش های مختلف کسب و کار (تولید، مالی، بازاریابی، نیروی انسانی، فرآیندهای مدیریتی و .....) و شناسایی نقاط قوت و ضعف بعنوان اولین گام می باشد. البته به یاد داشته باشید که کسب و کار شما در یک محیط خلا فعالیت نمی کند کسب و کار شما در یک محیط بزرگتر فعالیت می کند و از این محیط نیز تاثیرات زیادی می پذیرد پس بررسی و تحلیل محیط کسب و کار و شناسایی تهدیدها و فرصتهای موثر بر کسب و کار نیز بعنوان مرحله بعدی بررسی و تحلیل وضعیت موجود می باشد. شما باید در هر کدام از اجزای محیط تحلیل ها و بررسی های دقیقی انجام دهید:
v صنعت: نرخ رشد صنعت در طول چند سال گذشته، بررسی تکنولوژی و تغییرات آن در طول چند سال گذشته و روند آینده آن، میزان سهولت ورود رقباء به صنعت، بررسی و تحلیل لایه های صنعت و انواع کسب و کارهای موجود در آن و ......
v محیط اقتصادی: نرخ بهره، نرخ سود سپرده های بانکی، میزان رشد اقتصادی، میزان نقدینگی در جامعه، نرخ ارز و .....
v محیط اجتماعی: اندازه جمعیت، نرخ رشد جمعیت، هرم سنی جمعیت، میزان آمار طلاق و ازدواج، میزان زاد و ولد و ....
v محیط فرهنگی: بررسی ارزش های اجتماعی، سبک زندگی مردم، نگرش مردم نسبت به پس انداز، نسبت به سرمایه گذاری، رفتارهای خرید، نوع خواسته ها و .....
v محیط سیاسی و قانونی: برنامه های حمایتی دولت از صنعت، قوانین، روابط سیاسی و تجاری دولت با کشورهای دیگر، ثبات سیاسی دولت در تصمیم گیریها و برنامه ریزی ها و ....
خروجی گام اول را می توانید در جدول زیر جمع بندی کنید. این جدول جزء مهمترین ابزارها در برنامه ریزی های راهبردی می باشند.





گام دوم: هدف گذاری در کسب و کار:
حال که وضعیت کسب و کار خود را به دقت بررسی و تحلیل کردید وقت آن است تا با شناخت کامل نقاط قوت و ضعف خود و نیز تهدیدها و فرصتهای محیط کسب و کارتان، اهداف مناسب و واقع بینانه ای را تنظیم کنید. برای هدف گذاری حتما دقت کنید که اهداف شما باید ویژگیهای زیر را داشته باشند:






گام سوم: راهبردهای اصلی برای دستیابی به اهداف:

برنامه و راهبردهای کلان شما برای دستیابی به اهداف تان چیست؟ از چه طریقی می خواهید به اهداف تنظیم شده خود دست پیدا کنید؟ البته در جدول مربوط به نقاط قوت و ضعف – تهدیدها و فرصتهای محیطی بخش مهمی از راهبردهای کسب و کارتان را استخراج کرده اید.
آیا برای دستیابی به اهداف تان باید محصول موجود خود را وارد بازارهای جدید بکنید؟ آیا باید محصول جدید وارد بازار کنید؟ آیا باید بخش هایی از کسب و کارتان که سودآور نیستند را باید حذف کنید؟ آیا می خواهید سهم بیشتری از بازار موجود را به دست آورید؟ آیا قصد شراکت و یا اتحاد و یا حتی خرید شرکت دیگری را دارید؟ راهکارهای کلان و استراتژیک شما برای مدیریت و توسعه کسب و کارتان را مشخص نمائید.

گام چهارم: برنامه ریزی اجرائی:
برای پیاده سازی راهبردهای کلان کسب و کار، به برنامه ریزی های اجرائی در حوزه های مختلف کسب و کار نیاز دارید. این برنامه ها باید دقیق، شفاف، کامل و یکپارچه با هم باشند. مهمترین ویژگیهایی که در برنامه های اجرائی باید بصورت دقیق بیان کنید عبارتند از:
1. فعالیتهای بهم مرتبط
2. زمان انجام فعالیتها
3. مسئول انجام فعالیتها
4. بودجه انجام فعالیتها
5. روش کنترل و ارزیابی میزان پیشرفت انجام فعالیتها
برای پیاده سازی برنامه ها شما باید آنها را به فعالیتهای کلی و زیر فعالیتها بشکنید و برای انجام آنها مسئول معرفی نمائید تا در زمان مشخص و با بودجه مشخص، آن فعالیتها را انجام دهند و همچنین روشها و شاخص هایی را برای کنترل و نظارت بر انجام فعالیتها باید طراحی و اجراء کنید. شما باید در حوزه های مختلف کسب و کار برنامه های اجرائی طراحی کنید. مهمترین برنامه های اجرائی که باید در برنامه کسب و کار قرار گیرد عبارتند از:
1. برنامه اجرائی تولید و عملیات
2. برنامه اجرائی بازاریابی و تبلیغات
3. برنامه اجرائی منابع انسانی
4. برنامه اجرائی مالی

گام پنجم: شناسایی ریسکهای احتمالی و تعیین برنامه های پشتیبان برای مدیریت آنها
تنظیم اهداف، طراحی راهبردهای کلان و برنامه ریزی های اجرائی کسب و کار بر اساس یکسری پیش فرض ها و شرایط موجود صورت پذیرفته اند. اما شرایط همیشه ثابت و یکنواخت نیست. شما باید همیشه در فرآیند برنامه ریزی خود شرایط و اتفاقات احتمالی را شناسایی و استخراج کرده و برای شرایطی که ممکن است آنها رخ دهند برنامه های پشتیبانی مناسبی را طراحی کنید. این نوع برنامه ریزی را برنامه ریزی سناریویی می گویند که شکل ساده آن بصورت زیر می باشد:
برنامه اصلی ..............................................................
اگر (این اتفاق و یا شرایط رخ داد) برنامه ما اینست؟
بنابراین شرایط احتمالی که ممکن است در بازار، صنعت، محیط قانونی و سیاسی، محیط اقتصادی و اجتماعی، محیط داخلی کسب و کار رخ دهد را شناسایی و تحلیل کرده و برای هر کدام از رخدادهای مهم احتمالی برنامه ریزی های لازم را نیز انجام دهید.

گام ششم: کنترل و نظارت بر اجرای برنامه و در صورت لزوم اعمال تغییرات و اصلاحات در برنامه
هر برنامه ای در مرحله اجراء نیاز به کنترل و نظارت دارد تا بر اساس اهداف، زمان بندی و شاخص های در نظر گرفته شده پیش رود. کنترل مداوم برنامه باعث می شود تا در صورت بروز انحراف سریعا آن را تشخیص داده و بتوان بلافاصله آن را جبران کرد. همچنین همانطور که در ابتدا ذکر شد برنامه کسب و کار یک فرآیند زنده است و بطور مداوم و البته سریع باید بتواند نسبت به اتفاقات محیطی عکس العمل نشان دهد. اتفاقات محیط کسب و کار ممکن است باعث اعمال تغییراتی در اهداف، راهبردها و برنامه اجرائی کسب و کار شود که تشخصی به موقع آنها جزئی از فرآیند برنامه ریزی می باشد.




منبع:علی امیری