یک تکنیک ساده برای اینکه وقت را از دست ندهید....

[Zahra_2015]

مرسی.
یه زمانی بود که تا میخواستم کار مشخصی رو برنامه ریزی کنم فورا بدون درنظر گرفتن همه آلترناتیوهای موجود، کم کردن ساعت خواب شبانروز رو منطقی ترین راه میدونستم...
باور کرده بودم 24 ساعت زمان شبانروز برای موفق بودن خیلی خیلی کمه!...
نمی گم کم نیست، می تونه باشه اما بشرطی که مطمئن بشیم بیداری ها رو به بهترین نحو استفاده میکنیم و سیستم فعلی نشتی نداره!!!
یه تکنیک خیلی ساده بهم ثابت کرد میتونم مدیریت زمان رو خیلی بهتر انجام بدم. شاید اینجا بدرد دوستان هم بخوره:
اکثر ادما وقتی میخوایم برنامه ریزی کنیم، صبح خیلی بانگیزه و آرمانگرایانه، خیلی شیک (!) توی یک جدول شروع به نوشتن برنامه ها و زمان های اختصاص یافته میکنیم. (یعنی اونچه میخواهیم باشیم) این خوبه، شاید بهتر از هیچیه، اما به تنهایی جواب نمیده!!

سوال: ما چقدر خود واقعیمون رو مشناسیم؟؟ (اونچه هستیم در مقابل اونچه میخواهیم باشیم)
موفقیت یه دید سیستمیک و همه جانبه رو میطلبه.

از ژاپنی ها خیلی میشه در مدیریت منابع درس گرفت...هرچند ظاهرا تکنیک هاشون ساده است اما تاثیر اجرای اونا در موفقیت باورنکردنیه.
نیسانی ها (و در کل تفکر ژاپنی) اعتقاد داره که اولین گام کایزن (بهبود مستمر) شناخت سیستم فعلیه و اولین گام شناخت ثبت شرایط فعلی بر روی برگه کاغذه: یعنی مستند سازی. اونا به مدیریت دیداری خیلی بها میدهند و باور دارند که وقتی حقایق رو روی کاغذ بنویسیم بهتر می تونیم کنترل ذهنی و تصمیم گیری رو داشته باشیم. سپس می شه کارهای زاید (مودا ها) رو شناخت و برای کنترل و مدیریتشون برنامه ریزی کرد. چرخه PDCA که بعدها به SPDCA تکامل پیدا کرد یه مفهوم ساده ولی خیلی بنیادیه که ما رو به تعالی و بقول ژاپنی ها (دوکی سیزان) و بقول سعدی خودمون (مدینه فاضله) نزدیکتر میکنه...

بله عرض میکردم که اکثر مواقع تصویر ذهنی ما از خودمون (بعنوان یه سیستم) با واقعیتِ ما تفاوت میکنه و تنها زمانی درمی یابیم که اونچه هستیم رو روی کاغذ بیاوریم! این یه اصل بظاهر ساده است اما خیلی خیلی بنیادی و اساسیه...
وقتی برای اولین بار انچه هستم رو روی کاغذ دیدم؛ باورم نشدکه اون منم!!! تا قبل از اون تصور میکردم که خیلی خیلی مفید از زمان و انرژی ام بهره میبرم و برام سوال بود که پس چرا زمان و انرژی کم میارم؟؟؟ شناسایی ساعات پرت حالا دیگه از روی کاغذ برام ساده شده بود. نشتی های زمانی رو بوضوخ میدیدم... دیگه نیازی به بی خوابی های شبانه روزی نبود وقتی در بیداری کلی پروژه کایزن رو روی خودم میتونستم پیاده سازی کنم! مدیریت زمان های اتلاف برام کاملا ساده شده بود... بعد یه مدت، یه دیتا بیس از رفتار خودم داشتم که حالا می شد روندهای بهبود رو بخوبی دنبال کرد. برنامه ریزی های ابتدای روز مطابق با روحیات واقعی خودم تنظیم میشد و درصد تحقق شون عالی بود...

یعنی باز هم بقول ژاپنی ها در شعار ایزو:
Document what you do --(همون فاز اولی که اکثرا یادشون میره)
Do what you Document &

مدیریت واقعی زمان برام اینطوری معنا پیدا کرد:
1)شناخت هوشمندانه زمان های پرت که با مستندسازی عملکرد فعلی مون بدست میاد (شاید نخواهید زمان پرت رو حذف کنین اما مهم اینه که از وجودش آگاه باشید)،
2)اختصاص آگاهانه زمان های پرت به اموری میخواهیم (کار، تفریح، تفکر و هرچیزی...)
3)نوشتن برنامه ریزی فعالیتهای روزانه در راستای تحقق اهداف روز

امان از ژاپنی ها که با ابزار بظاهر ساده شون گوی سبقت رو از تمامی دنیا ربوده اند... امان!!