چگونه یک صورتجلسه خوب بنویسیم؟

[MARYAR]

گام چهارم: ثبت نكات كليدي و مصوبات جلسه

به خاطر داشتن نكات مطرح در اين مقاله، ممارست در نوشتن صورت جلسه و توجه به خواسته هاي ذينفعان هر جلسه سبب ساز كسب مهارت در تدوين به هنگام (حين جلسه) و دقيق يك صورت جلسه خواهد گرديد. ليكن تا زمان كسب چنين مهارتي كافيست نكات كليدي جلسه و مصوبات آنرا يادداشت نماييد و پس از جلسه و با آسودگي خاطر صورت جلسه اصلي را تنظيم و منتشر نماييد.نكات اصلي جلسه كه لازم است كليات ويا جزييات اين نكات (بسته به اهميت و خواسته هاي صاحب جلسه) در صورت جلسه ثبت گردد عبارت است از:
• خلاصه مذاكرات انجام يافته حين جلسه با قيد نام فرد مطرح كننده،
• عناوين پيشنهاد هاي مطرح شده در جلسه با قيد نام پيشنهاد دهنده،
• شرح مصوبات جلسه با قيد مشخصات زماني و مسئول اجراي هر مصوبه.
ثبت دقيق و كامل مصوبات جلسه نيز مهمترين بخش تدوين يك صورت جلسه است. روش كامل ثبت مصوبات جلسه بايد مبتني بر الگوي 5WH به شرح ذيل باشد.
• شرح موضوع مصوبات (what) ،
• نام محل اجراي مصوبه (where) ،
• نام فرد مسئول (who) ،
• زمان دقيق اجراي مصوبات (when) ،
• دلايل اجراي مصوبه (why) ،
• چگونگي انجام مصوبه (how) .

يادآوري: در برخي موارد و به دلايل مختلف امكان ثبت كامل نكات ياد شده براي مصوبات جلسه نيست ليكن ضروري است پس از ثبت عنوان هر مصوبه جلسه، نام فرد مسئول و مهلت زماني اجراي مصوبه حتما در كنار مصوبه قيد گردد.توصيه مي گردد براي راحتي نوشتن و پيگيري هاي بعدي، ثبت مصوبات جلسه به صورت عبارت (جمله بدون فعل و فاعل) باشد. به مثال ذيل توجه نماييد.

خلاصه مطالب و مصوبات جلسه مسئول انجام مهلت انجام
1- معرفي اين مقاله به كليه علاقه مندان كليه خوانندگان بدون فوت وقت