××× مدیریت زمان ×××

[samiar afshari]

تاپیکی که شروع میکنم در مورد " مدیریت زمان " است که تضمین میدهم یکی از اساسی ترین اصول موفقیت است. مطالعه و دنبال کردن این تاپیک رو به همه دوستان جویای موفقیت توصیه میکنم. در صورتیکه مطلب مفیدی در مورد مدیریت زمان داشتید، لطفا در این تاپیک قرار دهید.

[samiar afshari]

برنامه ریزی و مدیریت زمان


شاید شما هم مثل خیلی از افراد دیگر برای انجام کارهای خود وقت کم می آورید و آرزو میکنید کاش شبانه روز بیش از ۲۴ ساعت بود تا بتوان به همه کارها رسیدگی کرد. ما به شما پیشنهاد میکنیم به جای غر زدن مدیریت زمان را بیاموزید. حتما می پرسید چگونه؟ ما به شما آموزش میدهیم.

فهرست کارها و مدت زمان لازم برای انجام : اگر فکر میکنید میتوانید تمام وظایف روزانه خود را به یاد بسپارید سخت در اشتباهید. بهترین راه برای مدیریت زمان داشتن فهرستی از کارهای روزانه و مدت زمان لازم برای اجرای این فهرست است.


اولویت بندی : مسلما در طول شبانه روز کارهای زیادی وجود دارد که انجام آنها فوری و حیاتی است و برخی کارها را نیز میتوان به زمانهای بعدی موکول کرد. ما عادت کرده ایم وقت خود را صرف انجام کارهای راحت کنیم و کارهای سخت و طاقت فرسا را به زمان نا معلومی موکول کنیم. اما بهتر است بدانید برای مدیریت زمان خود باید کارهای خود را اولویت بندی کنید. وظایف و کارها را بر اساس اهمیتی که دارند در اولویت قرار دهید.


برای وقت ارزش قائل شوید : همیشه به دنبال یافتن زمانهای مرده باشید و آنها را به بهترین شکل ممکن صرف کارهای مفید کنید. برای هر کار به اندازه لازم وقت بگذارید و زمانی را برای استراحت خود در نظر بگیرید. اجازه ندهید زمان با ارزش به راحتی از دست شما برود.
متاسفانه ما آدمها به وقت کشی عادت داریم. اینکه ساعاتی را به کارهای بیهوده بپردازیم و یا وقت گرانبها را صرف انجام کارهای بی ارزش کنیم برای ما امری عادی است. انسانهای موفق کسانی هستند که هرگز وقت کشی نمیکنند. آنها از در هم و برهم بودن برنامه شان دلگیر میشوند و برای هر ساعت و هر لحظه خود برنامه ای دارند که بتوانند از زمان بهره کافی ببرند.

ادامه دارد...

[samiar afshari]

چگونه برای یک هفته خوب برنامه ریزی کنیم؟


هر فرد در زندگی خود آمال و آرزوهایی دارد که برای رسیدن به آن‌ها تلاش می‌کند. اما باید توجه داشت، اولین گام برای تحقق آرزوها، برنامه‌ریزی صحیح است.در ادامه مطلب شیوه برنامه‌ریزی در یک هفته را به شما نشان خواهیم داد.

شنبه: نوشتن اهداف کلی
اهداف کلی خود را بنویسید. اهداف خود را در سه زمینه سلامتی، خانواده و امور مالی بگنجانید. می‌توانید با پاسخ‌گویی به سوالات زیر شروع کنید:
امسال می‌خواهید چه مقدار درآمد داشته باشید؟ سال بعد چه مقدار؟ پنچ سال بعد چطور؟
چه شیوه زندگی را برای خود و خانواده‌تان در نظر گرفته‌اید؟
سلامتی کامل را در چه چیزی می‌بینید؟

یکشنبه : تعیین هدف
سریع فکر کنید و پاسخ دهید. در حال حاضر سه هدف مهم زندگی خود را نام ببرید؟ ۳۰ ثانیه زمان برای پاسخ‌گویی به این سوال در نظر بگیرید. پاسخ به این سوال، تصویر واضح‌تری از آنچه شما در زندگی می‌خواهید را نشان می‌دهد.

دوشنبه : ذکر جزئیات
اهداف خود را این‌بار دقیق، واضح و با ذکر جزئیات بنویسید. نکته مهم امروز این است که سعی کنید اهداف خود را مثبت بنویسید. مثلا بجای نوشتن « نمی‌خواهم دیگر جلسات ورزشم را از دست بدهم » بهتر است بنویسید « سه روز در هفته ورزش خواهم کرد »

سه‌شنبه : تعیین ضرب‌العجل
برای اهداف خود زمان تعیین کنید و سعی کنید قبل از تمام شدن مهلتی که به خود داده‌اید، به هدف خود برسید. تعیین کردن ضرب‌العجل از به تعویق افتادن کارها جلوگیری می‌کند.

چهارشنبه : عیب‌یابی
موانعی که در گذشته باعث دور شدن شما از اهدافتان شده است را شناسایی کنید. سپس راهکارهایی را برای غلبه بر تک تک موانع موجود، پیدا کنید. آیا نیاز به فراگیری مهارت‌های بیشتری برای از میان برداشتن موانع دارید؟

پنج‌شنبه : گام به گام
اهداف ریز به ریز شده خود را طبقه‌بندی کنید و هر روز را به یکی از اهداف خود اختصاص دهید. مثلا دستگاه جدید را در باشگاه امتحان کنید و یا شب ده دقیقه زودتر به رختخواب بروید. این اهداف ممکن است بسیار ساده و پیش‌پا افتاده به نظر آیند اما در آینده بسیار مفید خواهند بود.

جمعه : جملات تاکیدی
اهداف روزمره خود را با خود تکرار کنید. سعی کنید جملات مثبت را تکرار کنید. بطور مثال صبح که از خواب برمی‌خیزید، پنج بار جمله من سالم و خوش اندام هستم را با خود تکرار کنید. اینکار به نگه‌داشتن هدف در ذهن شما کمک زیادی می‌کند

[samiar afshari]

دو درس مدیریتی که طبیعت به رهبران یاد می دهد


تابستان امسال خیلی گرم بود. چمن جلوی خانه مان انگار که آتش گرفته است. باید تا مهر ماه صبر می کردم تا دوباره چمن بکارم. از باغبانم خواستم که خاک را هوا داده، کود بزند، بذرپاشی و آماده نماید. من هم مرتب به آن آب دادم تا چمن های جلوی خانه دوباره سبز شدند.

تنها کاری که من کردم این بود که موقعی مناسب را فراهم کردم و اجازه دادم که طبیعت کار خود را بکند. این درس خوبی برای رهبران است. رهبران نباید روی ارتقاء افراد تمرکز کنند. باید از منابع انرژی خود برای ساختن موقعیت مناسب برای عملکرد آنها استفاده نمایند.

من تلاش نکردم که با سخنرانی های انگیزه بخش یا نصب پوسترهای انگیزشی روی درختان و بوته ها به ترمیم حیاط خانه سرعت بدهم. پاداش اضافی مثل کود، آب یا بذر بیشتر هم به آن ندادم تا رشد سریعتری داشته باشد. چمن هایی که رشد کند تری داشتند را هم تهدید به گرفتن آن چیزهایی که در اختیارش قرار داده بودم نکردم.
شاید این رویکرد به نظرتان خنده دار بیاید. اما کار رهبرانی که از ارزیابی عملکرد استفاده می کنند، برای آن هزینه می کنند و انتظار پیشرفت مداوم در دراز مدت بدون ایجاد زمینه مناسب برای پیشرفت را دارند هم به همان اندازه خنده دار است. عملکرد هم مثل چمن اگر بذر مناسب در موقعیت مناسب کاشته شود، به طور طبیعی رشد می کند.

اولین کار یک رهبر ایجاد آن موقعیت و زمینه است. زمینه مناسب در یک سازمان نیازمند 5 عنصر زیر است:

1. ارزش ها

2. دید

3. ماموریت

4. تئوری مدیریت

5. استراتژی


این درس اول برای رهبران است. اخیراً برای تقویت وضوح ارزشهایتان چه کرده اید: صرفنظر از موقعیت چطور باید رفتار کنیم؛ دید: دوست داریم در آینده چه تصویری داشته باشیم؛ ماموریت: چرا این سازمان وجود دارد؛ تئوری مدیریت: آیا باور دارید که افراد می خواهند کارشان را خوب انجام دهند یا اینکه فکر می کنید باید آنها را وادار به کار کرد؛ استراتژی: چه چیز شما را از سازمان های دیگر در آن صنعت متمایز می کند؟

درس دومی که از طبیعت می گیریم، استقلال داخلی و خودمختاری است. طبیعت اجازه می دهد تصمیمات خوب گرفته شوند. اگر درست انتخاب بکنید، حتماً موفق می شوید. اگر اشتباه انتخاب کنید شکست می خورید. طبیعت هیچ کنترلی ندارد. طبیعت مشوق استقلال است.


وقتی رهبران سازمان به روش های کنترل برای مدیریت تکیه می کنند، توانایی سازمان برای واکنش دادن یا سازگار شدن با تغییر را از بین می برند. برای موفق شدن رهبران باید یاد بگیرند موقعیتی فراهم کنند که به تصمیم گیری آگاهانه و سریع تشویق کند.

یک استعاره خوب از این تصمیم گیری واکنشی دسته ی پرندگان در یک نبرد است. آنها بعنوان یک گروه هیچ رهبری ندارند که به آنها بگوید به راست بچرخند یا به چپ یا چه وقت سرعتشان را بالا یا پایین ببرند. اما بعنوان یک گروه به سادگی یک ارگانیسم واحد تغییر مسیر می دهند. چطور این امکان پذیر است؟ این ممکن است چون دسته پرندگان از سه اصل کلی پیروی می کنند: اول اینکه در جهتی مشابه نزدیکترین همسایه شان حرکت می کنند، دوم با سرعتی مشابه نزدیکترین همسایه شان حرکت می کنند و سوم اینکه با فاصله متوسطی مشابه با نزدیکترین همسایه شان حرکت می کنند و از برخورد با آنها به هر طریقی خودداری می کنند. با پیروی از این سه اصل قادرند بعنوان یک گروه به محیط در حال تغییر به سرعت واکنش دهند.

دسته پرندگان همان سیستم "خود سازمان دهنده" است. سازمان ها نیز اگر رهبرانشان دید کلی و اهداف سازمان را مشخص کند و اصول تاثیرگذار و مشخصی را آموزش دهد، می توانند به چنین قدرتی دست یابند. برای این منظور رهبر باید ایجاد اعتماد نموده و تاثیر خود را بیشتر کنند و در عین حال به افراد این قدرت را بدهند که تصمیمات درست را در زمان مناسب اتخاذ کنند. روشن بودن دید کلی و اهداف سازمان در کنار اصول دقیق به افرادیکه در یک سیستم خودسازماندهنده شرکت دارند کمک می کند یاد بگیرند که خود را با محیط در حال تغییر خود وفق دهند. با این روش افراد هم مانند آن پرنده ها سریع و درست واکنش می دهند، بدون اینکه نیاز باشد یک قدرت بالا دست به آنها بگوید که چه بکنند و چه نکنند.

ایجاد این زمینه عملکرد موجب خودمختاری می شود. پرنده ها در آن موقعیت و اصول برای تصمیم گرفتن آزاد هستند. یک رهبر می تواند زمینه را فراهم کند و به کارمندانش اعتماد کند تا طبق آن موقعیت خودمختارانه عمل کنند. این روش بهترین واکنش به تغییرات و بهترین عملکرد را به دنبال خواهد داشت.
دست از کنترل بذرها یا پرنده ها بردارید. درعوض موقعیت و زمینه مناسب را برای آنها فراهم کنید و اجازه بدهید عمل کنند. این طبیعی ترین راه ممکن است.

منبع: سایت مردمان

[samiar afshari]

۱۰ نکته برای مدیریت بهتر زمان


zoomit.ir – امین فیض پور: آیا همیشه دیر به قرار ملاقات‌های خود می‌رسید؟ تا به حال شده ساعت‌ها زمان در دفتر خود صرف کنید اما هیچ کاری را به سرانجام نرسانید؟ ۲۴ ساعت روز را زمان کمی برای انجام کار‌های روزمره خود می‌دانید؟ اگر جواب هر کدام از این سوال‌ها برای شما مثبت است، پس باید یاد بگیرید چگونه زمان را بهتر مدیریت کنید. در ادامه مطلب ۱۰ نکته و راهنمایی درباره این موضوع به شما خواهیم رساند.

۱. بررسی شیوه صرف زمان

برای اینکه یاد بگیرید چگونه وقت خود را بهتر مدیریت کنید، باید اول از همه متوجه نقطه شروع کار خود باشید. در چند روز آینده شیوه صرف زمان خود را زیر نظر بگیرید. با خودتان رک و رو راست باشید، چه مقدار زمان برای چک کردن شبکه‌های اجتماعی می‌گذارید؟ چه زمان‌هایی بیشتر از همه اوقات در روز بهره‌وری بالایی دارید؟ نرم‌افزار‌هایی همچون RescueTime به صورت خودکار می‌توانند استفاده شما از اینترنت را پیگیری کنند، در همین حال نرم‌افزاری عالی همچون Toggle اطلاعات زندگی آفلاین شما را زیر نظر می‌گیرد.




۲. نصب تقویم دیواری

همه ما در دفتر‌های خود و درون کامپیوتر‌ها تقویم داریم. اما یک تقویم دیواری قابل پنهان شدن از دید شما نیست و با وجود آن‌ها در محل کار همیشه تاریخ قابل مشاهده است. این تقویم دیواری را جایی نصب کنید که قابل دیدن باشد (پشت سر خود نگذارید) و تاریخ‌های مهمی که در ماه باید به یاد داشته باشید را واضح علامت بزنید. اینگونه شما می‌توانید تاریخ و گذشت روز، هفته و ماه را کنترل کنید و هیچ رویداد مهم در آینده فراموش نمی‌شود.

۳. برنامه‌ریزی برای کل روز

قبل از اینکه هر شب به خانه بروید، برنامه کار‌هایی که باید فردا انجام دهید را مشخص کنید. تو دو لیست نسازید و به جای آن دو وظیفه مهم و با اولویت خود را مشخص کنید تا فردا با تمرکز بیشتر آن‌ها را تکمیل یا به سمت تکمیل شدن ببرید. چرا فقط دو وظیفه اولویت‌دار؟ زیرا دو وظیفه حتی با یک وقفه یک روزه بالاخره انجام شدنی هستند و زمانی که آن دو را به سرانجام برسانید، به پیدا شدن حس بهره‌ور بودن درون شما کمک می‌کنند.

۴. چک نکردن دائم ایمیل‌ها



آیا هر زمان که روی صندلی خود در دفتر می‌نشینید، شروع به چک کردن ایمیل‌های تازه می‌کنید؟ اینکار شما را به درون کار‌های پیچیده دیگری سوق می‌دهد و در نهایت با خراب کردن برنامه شما، تمام نقشه‌هایی که دیشب کشیده بودید را به تاخیر می‌اندازد. ساعت‌های اولیه روز خود را روی وظایفی قرار دهید که بیشترین اولویت و اهمیت را دارند. از این طریق پیشرفتی در کار خود خواهید دید و بعدا نیز با احتمال بیشتری برمی‌گردید و کار خود را تکمیل می‌کنید.

۵. زمانی برای ارتباط با دیگران

تمرکز در زمانی که دائم گوشی شما زنگ می‌خورد، ایمیل دریافت می‌کنید یا دیگران با یکدیگر صحبت می‌کنند، بسیار سخت است. ۳۰ دقیقه از زمان کار هر روز خود را برای برقراری ارتباط با دیگران بگذارید. پس از آن در کمال تعجب می‌توانید کارهایی بیشتری را تکمیل کنید.

۶. بستن در‌ها

اگر یک دفتر مخصوص خود دارید، در زمان نیاز از بستن در و گذاشتن یک علامت «مزاحم نشوید» بر روی آن نترسید. اگر نیاز هست با تلفن درخواست‌های ملاقاتی که در زمان‌های حساس می‌شود را رد کنید یا مودبانه از همکار‌های خود بخواهید بعدا پیش شما بازگردند یا بعدا به آن‌ها سر بزنید. زمانی که در حال کار حساس و مهم خود هستید، در‌ها را بر روی اینترنت هم ببندید و نگذارید حواس شما را پرت کند. اپلیکیشن‌هایی همچون Freedom یا Self-Control کمک می‌کنند تا از هر دو مورد جلوگیری کنید.

۷. زمانی برای کار نکردن

وقفه در بین کار آزار دهنده است اما گاهی اوقات ضروری می‌نماید. شاید چیزی به توجه آنی شما نیاز داشته باشد یا ممکن است یک جلسه ناگهانی آغاز شود. لازم نیست با برنامه ریزی دقیقه به دقیقه روز خود را نابود کنید، به جای آن، انتظار انجام کار واقعی به مدت ۴ تا ۵ ساعت در روز را از خود داشته باشید و باقی وقت را به رفع پیش‌آمد‌ها مشغول شوید.




۸. ادغام وظایف مشابه

زمانی که به ناحیه محل کار خود وارد می‌شوید، سعی کنید وظایف مشابه را با هم انجام دهید. با اینکار حجم کاری که باید در طول روز انجام دهید ناگهان کاهش پیدا می‌کند و تمرکز بر روی وظایف اصلی در محل کار بیشتر می‌شود.

۹. مراقبت از سلامتی

تا به حال شده شب‌ها تا دیر وقت کار کنید و فردای آن روز خسته و بی‌حوصله روز کاری خود را شروع کنید؟ خواب مناسب و کافی، غذا خوردن با برنامه و ورزش قطعا بهره‌وری شما را افزایش خواهد داد. مراقب سلامتی خود باشید.

۱۰. توجه به ریتم زندگی

به قدم اول بازمی‌گردیم، چه زمانی شما بیشترین و بالاترین مقدار بهره‌وری خود را حس می‌کنید؟ ممکن است پس از صرف یک وعده غذا یا شاید ۴۵ دقیقه پس از خوردن چایی یا قهوه صبحگاهی. با توجه به تجربه روزانه خود سعی کنید اوقات حداکثر بهره‌وری خود را پیدا و از آن برای پیشرفت و انجام کار‌هایی مهم و حساس استفاده کنید. برای زمان‌های حداکثر بهره‌وری خود برنامه ریزی کنید و با انرژی زیاد کار‌های خود را انجام دهید. بهتر است کار‌های روتین و روزمره را بگذارید برای زمان‌هایی که بهره‌وری شما کاهش پیدا کرده است.

[ramin7]

عالی بود مرسی